Noty odsetkowe mogą być zarówno skutecznym narzędziem dyscyplinującym dłużników jak też źródłem nieporozumień, zbędnych emocji, czy nawet zrywania współpracy przez klientów obciążonych odsetkami.
Z naszych doświadczeń wynika, iż decydującą rolę w zakresie skuteczności not odsetkowych odgrywa sposób ich wystawiania.
Otóż noty odsetkowe należy wystawiać w sposób zorganizowany, oparty na jasno określonych zasadach, o których nasi klienci są poinformowani – najlepiej na samym początku współpracy.
Oto przykładowy zbiór zasad dotyczących wystawiania not odsetkowych, funkcjonujący z dobrym skutkiem u naszych klientów.
Otóż noty odsetkowe wystawiamy:
1.REGULARNIE
Na koniec każdego miesiąca (lub kwartału).
2.TYLKO OD ZAPŁACONYCH NALEŻNOŚCI
Pomijamy należności nie zapłacone gdyż kwota odsetek nie jest znana. Analizujemy tylko przeterminowane wpłaty, które wpłynęły w zadanym okresie miesiąca/kwartału
3.POMIJAMY NOTY O NISKIEJ WARTOŚCI
Jeżeli kwota naliczonych odsetek jest niższa niż koszt wydruku i wysyłki noty odsetkowej pomijamy jej naliczenie. Poza oczywistą korzyścią w postaci redukcji kosztów, redukujemy też prawdopodobieństwo posądzenia nas o złe intencje.
4.POMIJAMY SPÓŹNIENIA, KTÓRE MOGŁY POWSTAĆ BEZ WINY KLIENTA
Jeżeli opóźnienie jest mniejsze niż np. 3 dni, możemy go domyślnie zaliczyć jako nie zawinione przez klienta (opóźnienia w transferach międzybankowych) i również nie naliczać odsetek od takich wpłat.
Zastosowanie raportu „Noty odsetkowe PRO”:
Raport umożliwia zastosowanie opisanej powyżej metodyki naliczania i drukowania not odsetkowych, pozostawiając użytkownikowi swobodę co do wyboru poszczególnych zasad. Możemy więc:
* wybrać dowolny okres analizowanych wpłat,
* określić minimalną kwotę noty która ma być wydrukowana,
* określić minimalną ilość dni spóźnienia za które naliczamy odsetki.
Opis użytkowania:
Przykład 1 – Nota odsetkowa PRO dla wybranego kontrahenta:
* kartoteka Rozrachunki –> zakładka Kontrahenci –> Należności –> Rozliczone
* uzupełniamy numer lub skrót kontrahenta –> Szukaj
* sortujemy listę dokumentów wg kolumny Nr lub Kontrahent
* przycisk Noty –> wybieramy Nota odsetkowa PRO –> Wykonaj
Przykład 2 – Nota odsetkowa PRO dla wielu kontrahentów:
* kartoteka rozrachunki –> zakładka Kontrahenci –> Należności –> Rozliczone –> Szukaj
* sortujemy listę dokumentów wg kolumny Nr lub Kontrahent
* wybieramy dokument(y) którym chcemy wygenerować Noty
* przycisk Noty –> wybieramy Nota odsetkowa PRO –> Wykonaj